Event-planning: известные мамы делятся опытом

1 ноября в коворинге с детьми Zelenka состоялось первое мероприятие из цикла  “Как маме стать организатором ивентов”. Три спикера – известные киевские мамы Саша Дергоусова, Наташа Калинина и Вика Журбас-Литвин делились своим опытом в этой теме.

Саша Дергоусова

Саша Дергоусова, владелица свадебного агентства Dergousova Agency – пример человека, влюбленного в свою работу. По мнению Саши, ключ к успеху в ивент-индустрии лежит в первую очередь в личных качествах человека: личная продуктивность и трудоголизм, умение планировать, делегировать и доверять членам своей команды, способность к многозадачности, стрессоустойчивость, коммуникабельность и психологическая подкованность, перфекционизм.

Прежде чем организовывать любое событие, Саша ставит на первое место осознанность и предлагает задавать себе вопрос – какой смысл я вкладываю в событие? Осознанный ивент – когда мы знаем для чего и для кого мы это делаем. Это знание будет основой для следующих шагов. Например, если мы делаем праздник для ребенка, то зачем накрывать поляну для взрослых и бегать потом в запаре? Только ответив себе на вопросы зачем, чтобы что и для кого, можно переходить к остальным этапа подготовки мероприятия: продумать видение ивента, подобрать подрядчиков, согласовать тех. задание, составить бюджет, распределить задачи в команде.

Главному организатору важно воспитывать в себе качество уверенности в себе, принятие себя, независимости от внешних оценок. Всегда найдутся те, кто будет доволен и недоволен твоей работой, и чувство опоры на то, что ты сделал все возможное, чтобы мероприятие прошло на высоком уровне, вложил душу в проект – необходимо как воздух.

Наташа Калинина

Следующим спикером была Наташа Калинина, вместе с Аревик Арзумановой идейный вдохновитель и основательница Мамаслета. Наташа поделилась удивительной историей своей дружбы с Аревик – девчонки дружили и учились вместе в одном ВУЗе, затем работали в одной редакции, вместе ушли в декрет и по счастливой случайности родили сыновей у одного и того же доктора с разницей в 9 часов. Проект Мамаслет вырос из потребности двоих мам и их друзей – таких же мам, собираться чаще семьями, организовывать праздник – слет семей, где весело мамам, папам и детям. 4 года назад Мамаслет стал первым мероприятием такого формата в Киеве, что вызывает восхищение за идею и ее смелое воплощение.

Расспросили Наташу о рецепте успеха, получился вот такой набор ингредиентов:

  • Делать всегда то, что интересно и актуально самим
  • Следить за тем, чтобы было несколько зон – для мам, пап, деток, чтобы все гости почувствовали заботу о себе. Это и пеленальная зона и зоны активности для деток разного возраста, интерактив, зона для мам, бесплатная вода и подгузники. Интересно, что на следующий ивент “Мамаслет кружит конфетти” 10 декабря учли интересы пап со старшими сыновьями и запланирована зона активности для тех, кому за 7 лет.
  • Проводить работу над ошибками: собирать отзывы посетителей о прошедшем мероприятии, следить за тем, что пишут в соцсетях и учитывать недочеты, чтобы избежать их на следующих ивентах.
  • Учитывать эмоциональную составляющую праздника
  • Организовывать сервис на самом высоком уровне. Например, в течении всего мероприятия работает человек, следящий за тем, чтобы находить потерянные вещи и возвращать их владельцу.
  • Следить за качественными и разнообразными товарами на ярмарке – выбирать как для себя
  • Приглашать бренды, с которыми говоришь на одном языке
  • Помогать бренду в идеях как создать интерактивную локацию на Мамаслете, чтобы это было эмоционально насыщенно, и не скучно
  • Распределить задачи в команде таким образом, чтобы каждый выполнял ту часть работы, которая ему ближе по нутру. Так, Наташа проводит работу с подрядчиками и партнерами мероприятия, общается и заключает договора. Видит себя как процессника и непубличного человека. Напротив, Аревик – PR руководитель Мамаслета, умеет красиво доносить мысли, общается с аудиторией и СМИ, пишет для сайта и соцсетей.

Интересно, что география Мамаслета расширилась и девчонки пробуют организовывать свой проект и в других городах Украины, помимо Киева.

Вика Журбас-Литвин

Третьим спикером, которая поделилась своим опытом организации ивентов, стала Виктория Журбас-Литвин. Вика одновременно ведет несколько успешных проектов, среди них:

Нетворкинг площадка Silicon Drinkabout Kiev – регулярные встречи для IT-стратапов, IT-рекрутеров и других IT ориентированных людей со схожими интересами. Онлайн ресурс ПредприниМама. Образовательная площадка Business Mama School, созданная вместе с Кариной Мельничук – основателем проектов Mamin Business и SoftPlanner.

Секреты Викиного успеха и продуктивности:

  • опираться на свои сильные стороны и объединяться в команды с людьми – профессионалами в другом деле. Так, Вика разбирается в нетворкинге, копирайтинге, генерирует идеи. В проекте Business Mama School Вика выступила стратегом, а Карина – наладила процессы.
  • изучать потребности общества, быть внимательной к тому, о чем говорят другие, какая тема будет в тренде, чувствовать спрос
  • работать над продвижением проекта/ивента с лидерами мнений
  • привлекать спонсоров, чтобы уменьшить затраты на проведение мероприятия
  • жить в удовольствие (об этом хочется провести с Викой отдельное интервью :-))
  • не топтаться на месте, быстро действовать, помнить, что лучшее – враг хорошего, не бояться стартовать.

Оказалось, что секреты подготовки качественных ивентов и проектов у каждой мамы свои. Универсальных рецептов нет и в этом видится много ценности – послушать чужой опыт и пробовать нащупать свой путь в организации мероприятия, который соответствует личным умениям, смыслам и задачам. Придумать же интересную идею поможет вторая встреча цикла “Как маме стать организатором ивентов” – “Как сделать мероприятие на которое придут?“. Дата: 27 ноября. Место: там же, в уютном коворкинге Zelenka.